Die Steuererklärung ist für viele ein ungeliebtes Thema – und doch unumgänglich. Was viele nicht wissen: Der Umfang, die Inhalte und die Pflichten unterscheiden sich je nachdem, ob man Privatperson, Selbstständiger oder Unternehmer ist.
Während Angestellte häufig mit wenigen Formularen auskommen, sieht sich ein Unternehmer mit einer Vielzahl steuerlicher Verpflichtungen konfrontiert – von der Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zur Bilanzierung.
In diesem Artikel erfährst du, was genau die Unterschiede sind, worauf du in deiner jeweiligen Rolle achten musst und wie du den Aufwand möglichst gering hältst – ob mit professioneller Hilfe oder durch digitale Lösungen.
Nicht jede Privatperson ist automatisch verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. In der Regel gilt:
Pflichtveranlagung: Wenn du z. B. Nebeneinkünfte über 410 € hattest, Kurzarbeitergeld bezogen hast oder Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte eingetragen sind.
Freiwillige Abgabe (Antragsveranlagung): Wenn du dir Geld vom Staat zurückholen willst – etwa durch Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen.
Der große Vorteil: Du kannst bis zu vier Jahre rückwirkend eine Steuererklärung freiwillig abgeben.
Für Privatpersonen mit Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit (also als Arbeitnehmer) sind in der Regel folgende Dokumente relevant:
Lohnsteuerbescheinigung
Nachweise über Werbungskosten (z. B. Fahrtkosten, Arbeitszimmer)
Bescheinigungen zu Sonderausgaben (z. B. Versicherungen, Spenden)
Angaben zu außergewöhnlichen Belastungen (z. B. Krankheitskosten, Pflege)
Steuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung
Für einfache Fälle reicht oft eine kostenlose Software oder das ELSTER-Portal aus.
Auch bei einer scheinbar „einfachen“ Steuererklärung schleichen sich oft Fehler ein:
Pendlerpauschale nicht vollständig geltend gemacht
Arbeitsmittel nicht angegeben
Günstigerprüfung bei Kapitalerträgen vergessen
Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen übersehen
Tipp: Eine gute Steuersoftware hilft dir, genau solche Punkte zu erkennen und zu nutzen.
Wer als Selbstständiger tätig ist – ob als Freiberufler, Solo-Selbstständiger oder Gewerbetreibender – steht vor deutlich komplexeren steuerlichen Anforderungen als Angestellte. Dafür bieten sich auch mehr Gestaltungsspielräume, um Steuern zu sparen.
Selbstständige sind Einzelpersonen, die auf eigene Rechnung und Verantwortung arbeiten, ohne eine Kapitalgesellschaft zu gründen. Beispiele:
Berater
Designer
Coaches
Handwerker
Onlinehändler (ohne GmbH)
Sie gelten je nach Tätigkeit als Freiberufler (z. B. Ärzte, Künstler) oder als Gewerbetreibende.
Im Gegensatz zu Privatpersonen müssen Selbstständige deutlich mehr beachten:
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): vereinfacht die Gewinnermittlung
Umsatzsteuer-Voranmeldung: monatlich oder quartalsweise (sofern nicht Kleinunternehmer)
Anlage EÜR + Anlage S (Freiberufler) oder Anlage G (Gewerbe)
Umsatzsteuererklärung
Gewerbesteuererklärung (bei gewerblicher Tätigkeit)
All diese Unterlagen müssen fristgerecht und korrekt übermittelt werden – idealerweise über eine professionelle Steuersoftware oder mit einem Steuerberater.
Kleinunternehmerregelung falsch angewendet
Betriebsausgaben nicht korrekt erfasst
Privatanteile nicht getrennt (z. B. beim Auto oder Handy)
Versäumnis von Umsatzsteuer-Voranmeldungen → droht mit Säumniszuschlägen
Wer hier gut organisiert ist und digitale Tools nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld.
Wer eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder UG gegründet hat, ist rechtlich gesehen kein Selbstständiger mehr, sondern Unternehmer im Sinne des Steuerrechts. Damit steigen auch die Anforderungen an die Buchhaltung und die Steuererklärung deutlich an.
Anders als bei Einzelunternehmen gilt bei Kapitalgesellschaften eine strikte Trennung zwischen der Gesellschaft und der Privatperson. Daraus ergeben sich besondere Pflichten:
Doppelte Buchführung statt EÜR
Jahresabschluss mit Bilanz und GuV
Körperschaftsteuererklärung
Gewerbesteuererklärung
Umsatzsteuererklärung + Voranmeldungen
Offenlegungspflichten im Bundesanzeiger (je nach Größe)
Lohnsteueranmeldungen bei angestellten Geschäftsführern
Hinzu kommt: Unternehmer haften nicht mit dem Privatvermögen, genießen dafür aber auch weniger steuerliche Pauschalen.
Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder bei mehreren Geschäftsführern ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder einer digitalen Buchhaltungssoftware (z. B. LexWare oder DATEV) dringend empfohlen.
Ein erfahrener Berater hilft u. a. bei:
der Optimierung von Gehalt und Gewinnausschüttung
der Aufteilung zwischen Betriebsausgaben und privaten Anteilen
der Erstellung des Jahresabschlusses
Nutze Tools wie WISO Steuer oder Zasta für Komfort & Rückerstattung
Reiche freiwillig ein – bis zu 4 Jahre rückwirkend
Prüfe alle Möglichkeiten auf Werbungskosten und Sonderausgaben
Nutze digitale Buchhaltungsprogramme (z. B. LexWare)
Halte alle Belege sauber digitalisiert
Erledige Umsatzsteuer-Voranmeldungen fristgerecht
Ziehe bei Fragen einen Steuerberater hinzu
Lass dich professionell betreuen (Steuerberater mit GmbH-Erfahrung)
Dokumentiere Einnahmen und Ausgaben klar getrennt
Optimiere Gehalt, Gewinnverwendung & Rücklagen steuerlich clever
Erfülle alle Offenlegungspflichten korrekt
Je nachdem, ob du Privatperson, Selbstständiger oder Unternehmer bist, sieht deine steuerliche Welt ganz unterschiedlich aus. Während es bei Angestellten um wenige Formulare geht, beginnt bei Selbstständigen und Unternehmern der Einstieg in eine komplexere Steuerwelt – mit mehr Verantwortung, aber auch mehr steuerlichem Gestaltungsspielraum.
Privatpersonen profitieren von Rückerstattungen durch Werbungskosten & Co.
Selbstständige müssen regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen & EÜR einreichen
Unternehmer brauchen Bilanz, Körperschaftsteuer & professionelle Unterstützung
Wer frühzeitig die richtigen Tools nutzt und weiß, worauf es in seiner steuerlichen Rolle ankommt, spart nicht nur Zeit – sondern oft auch bares Geld.