Viele Gründer denken bei der Gründung eines Einzelunternehmens zunächst an Geschäftsideen, Kundenakquise und Umsatz – doch ein oft unterschätzter Teil ist die Buchführung eines Einzelunternehmens. Dabei ist sie nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Grundlage für Planung, Steuererklärung und geschäftliche Entscheidungen.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie die Buchführung eines Einzelunternehmens funktioniert, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und welche Tools und Tipps dir helfen, den Überblick zu behalten – rechtssicher, digital und zeitsparend.
Ein Einzelunternehmen ist die häufigste Rechtsform in Deutschland – insbesondere für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. In der Regel gelten hier vereinfachte Buchführungspflichten, insbesondere, wenn bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.
Die Anforderungen ergeben sich aus:
§ 238 HGB (für Kaufleute)
§ 140 AO (wenn gesetzlich zur Buchführung verpflichtet)
§ 141 AO (Grenzen zur Buchführungspflicht)
§ 4 Abs. 3 EStG (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
Die meisten Einzelunternehmen nutzen die EÜR, solange sie keine Pflicht zur doppelten Buchführung haben.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine einfache Form der Gewinnermittlung. Sie basiert auf dem Prinzip „Zufluss und Abfluss“, d. h. es werden nur tatsächlich gezahlte Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.
Betriebseinnahmen (z. B. Verkauf, Honorare)
Betriebsausgaben (z. B. Miete, Werbung, Reisekosten)
Privateinlagen und -entnahmen
Abschreibungen bei langlebigen Wirtschaftsgütern
Diese Methode macht die Buchführung eines Einzelunternehmens deutlich schlanker als bei Kapitalgesellschaften.
Einzelunternehmen müssen auf doppelte Buchführung umsteigen, wenn sie mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr erzielen (§ 141 AO).
Dann gilt:
Pflicht zur Bilanzierung
Erstellung einer GuV
Einhaltung der GoBD
Für alle anderen reicht die EÜR aus – ein klarer Vorteil für viele Selbstständige.
Alle Geschäftsvorfälle mit Belegnachweis
Einnahmen nach Art und Datum
Ausgaben (inkl. Belegnummer, Zweck, Betrag)
Private Entnahmen und Einlagen
Umsatzsteuer, falls nicht Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
10 Jahre: Rechnungen, Bücher, Abschlüsse
6 Jahre: Geschäftsbriefe, E-Mails mit steuerlichem Bezug
Einzelunternehmer, die im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz hatten und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € erwarten, können die Kleinunternehmerregelung nutzen:
Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
Keine Vorsteuerabzugsberechtigung
Keine Umsatzsteuervoranmeldung nötig
Wer über der Grenze liegt oder freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet:
Muss Umsatzsteuer berechnen und abführen
Vorsteuer geltend machen
Regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben (monatlich, quartalsweise oder jährlich)
Moderne Buchhaltungssoftware spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Überblick. Geeignete Tools für Einzelunternehmer:
sevDesk
Diese Tools unterstützen dich bei der EÜR, Rechnungserstellung, Belegbuchung, dem DATEV-Export und sogar beim Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Die Software muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) entsprechen.
Wichtig: Keine nachträgliche Änderung von Belegen, jederzeit nachvollziehbare Buchungen.
Fehlende oder unvollständige Belege
Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben
Nicht eingetragene Eigenleistungen
Verspätete Steueranmeldungen
Fehlerhafte Umsatzsteuerangaben
Ein kleiner Fehler kann zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder sogar Prüfungen durch das Finanzamt führen.
Auch wenn die Buchführung eines Einzelunternehmens grundsätzlich selbst machbar ist, kann sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater lohnen – besonders:
bei komplexeren Geschäftsvorfällen
zur Steuerminimierung
beim Wechsel zur doppelten Buchführung
für die Einkommensteuererklärung
Gut zu wissen: Die Ausgaben für den Steuerberater sind voll abzugsfähig.
Fall: Du verkaufst deine Ware für 500 € netto zzgl. 95 € Umsatzsteuer. Die selbe Ware hast du aber für 250 € netto zzgl. 47,50 € Umsatzsteuer eingekauft.
Einnahmen:
Betriebseinnahme netto: 500 €
Umsatzsteuer: 95 €
Ausgabe:
Wareneinkauf: 250 € netto
Vorsteuer: 47,50 €
Gewinn: 250 €
Diese einfache Darstellung zeigt, warum die Buchführung eines Einzelunternehmens auch ohne BWL-Studium verständlich sein kann.
Die Buchführung eines Einzelunternehmens ist für viele Gründer und Selbstständige die erste Berührung mit dem Thema Finanzen und Steuern. Wer von Beginn an auf saubere Strukturen, digitale Tools und steuerliche Regeln achtet, erspart sich später Ärger mit dem Finanzamt und verschafft sich wertvolle unternehmerische Klarheit.
Ob du deine Buchhaltung selbst machst oder mit einem Steuerberater arbeitest – sie ist und bleibt das Fundament deines Erfolgs.
Du planst eine Gründung oder hast bereits ein Unternehmen gegründet und bist auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware? Dann schau dir doch gerne mal LexWare an.
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