Die Wahl der Unternehmensform beeinflusst nicht nur Haftung und Steuern, sondern auch die Art und Weise, wie die Buchhaltung geführt werden muss. Besonders zwischen einer GmbH und einem Kleingewerbe gibt es gravierende Unterschiede – sowohl in rechtlicher Hinsicht als auch in Bezug auf den Aufwand, die Struktur und die Anforderungen an die Dokumentation.
Dieser Blogartikel beleuchtet die Unterschiede der Buchhaltung zwischen GmbH und Kleingewerbe und zeigt auf, worauf Gründer, Unternehmer und Selbstständige unbedingt achten sollten.
Ein Kleingewerbe unterliegt grundsätzlich der einfachen Buchführung nach § 4 Abs. 3 EStG – der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden lediglich die tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben erfasst. Das bedeutet:
Kein Jahresabschluss erforderlich
Keine Bilanzierung notwendig
Geringerer Verwaltungsaufwand
Diese Form der Buchhaltung ist besonders für Einzelunternehmer und Freiberufler geeignet – vorausgesetzt, sie überschreiten bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen nicht.
Ganz anders sieht es bei einer GmbH aus. Hier ist die doppelte Buchführung Pflicht – unabhängig vom Jahresumsatz. Das bedeutet:
Geschäftsvorfälle werden auf Konten gebucht
Erstellung einer Bilanz, einer GuV und ggf. eines Anhangs
Dokumentationspflichten nach HGB (§§ 238–289)
Offenlegungspflicht beim Bundesanzeiger
Die GmbH muss ihre Buchhaltung deutlich umfangreicher und strukturierter gestalten. Das bringt sowohl Vorteile in der Transparenz – aber auch deutlich mehr Aufwand.
Ein Kleingewerbe muss keine Bilanz erstellen. Stattdessen wird der Gewinn durch die Differenz von Einnahmen und Ausgaben ermittelt. Die einfache Struktur ermöglicht eine schnelle Übersicht, ist aber für Finanzplanung oder Bankgespräche weniger aussagekräftig.
Die GmbH ist verpflichtet, am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz zu erstellen. Diese enthält:
Aktiva: Vermögen (z. B. Bank, Forderungen, Anlagegüter)
Passiva: Kapital und Schulden (z. B. Verbindlichkeiten, Rückstellungen)
Die zusätzliche Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bietet eine detaillierte Übersicht über Erträge und Aufwendungen – eine Anforderung, die im Kleingewerbe entfällt.
Viele Kleingewerbetreibende nutzen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Das heißt:
Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
Keine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig
Vereinfachte Steuererklärung
Diese Befreiung reduziert den Buchhaltungsaufwand erheblich.
Eine GmbH unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer, der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer. Das bedeutet:
Monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung
Komplexe Steuererklärungen
Abstimmung mit dem Steuerberater erforderlich
Hier zeigt sich erneut, wie die Unterschiede der Buchhaltung durch die Rechtsform beeinflusst werden.
Auch ein Kleingewerbe muss Unterlagen aufbewahren – in der Regel:
6 Jahre für E-Mails, Angebote, Lieferscheine
10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege, Steuerunterlagen
Die Verwaltung ist jedoch weniger komplex als bei einer Kapitalgesellschaft.
Die GmbH muss Unterlagen ebenfalls 10 Jahre aufbewahren – oft in einem GoBD-konformen System. Auch digitale Belege und E-Mails müssen vollständig, manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert werden. Für viele Unternehmen ist hier eine digitale Buchhaltungssoftware wie Lexware oder Datev essenziell.
Viele Kleingewerbetreibende erledigen ihre Buchhaltung selbst – mit einfachen Tools wie LexWare. Das funktioniert, solange die Geschäftsvorfälle überschaubar bleiben.
Durch die Komplexität der Vorschriften ist eine GmbH auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater angewiesen. Der Steuerberater erstellt:
Die Bilanz
Die Steuererklärungen
Die Offenlegung beim Bundesanzeiger
und überwacht die korrekte Buchführung
Ohne professionelle Hilfe drohen Fehler – und damit rechtliche und steuerliche Konsequenzen.
Während im Kleingewerbe einfache Programme wie LexWare ausreichend sind, greifen GmbHs meist auf umfangreiche Systeme wie Datev oder Sevdesk zurück.
Diese Systeme bieten:
DATEV-Export
GoBD-Zertifizierung
Mandantenfähigkeit
Bankintegration
Steuerberaterzugang
Hier machen sich die Unterschiede der Buchhaltung zwischen den beiden Formen besonders in der Softwarewahl bemerkbar.
Die Wahl zwischen Kleingewerbe und GmbH hat weitreichende Konsequenzen – besonders in der Buchhaltung. Während das Kleingewerbe mit einfachen Mitteln und wenig Aufwand auskommt, benötigt eine GmbH strukturierte Prozesse, Fachkenntnisse und professionelle Unterstützung.
Wer gründet oder umfirmiert, sollte die Unterschiede der Buchhaltung genau kennen – sie betreffen nicht nur die laufende Arbeit, sondern auch die steuerliche und rechtliche Sicherheit.
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