Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) zählt zu den beliebtesten Rechtsformen in Deutschland – und das aus gutem Grund: Sie bietet nicht nur eine Haftungsbegrenzung, sondern auch ein seriöses Image, rechtliche Sicherheit und vielfältige Steuervorteile.
Doch der Weg zur eigenen GmbH ist nicht ganz so einfach, wie man es sich manchmal vorstellt. Er umfasst mehrere rechtliche, organisatorische und finanzielle Schritte – von der Gesellschafterversammlung über den Notartermin bis zur Eintragung ins Handelsregister.
In diesem Artikel erfährst du:
Welche Voraussetzungen du für eine GmbH erfüllen musst
Wie der Ablauf von der Idee bis zur Gründung im Detail aussieht
Was es rechtlich und steuerlich zu beachten gibt
Und welche typischen Fehler du vermeiden solltest
Eine gut vorbereitete GmbH-Gründung legt den Grundstein für nachhaltigen unternehmerischen Erfolg – und schützt dich und dein Team vor Haftungsrisiken.
Bevor du dich in den eigentlichen Gründungsprozess stürzt, solltest du wissen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit deine GmbH überhaupt gegründet werden kann.
Für die Gründung einer GmbH ist mindestens eine natürliche oder juristische Person notwendig. Du kannst also auch als Einzelperson eine GmbH gründen – in diesem Fall spricht man von einer „Ein-Personen-GmbH“.
Alternativ kannst du die GmbH auch mit mehreren Partnern gründen. In dem Fall werden alle Mitgründer Gesellschafter und halten jeweils Anteile an der Gesellschaft.
Tipp: Vereinbare bei mehreren Gründern eine schriftliche Gesellschaftervereinbarung, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Die GmbH ist eine kapitalbasierte Rechtsform. Das bedeutet: Du musst bei der Gründung ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro einbringen.
Wichtig dabei:
Mindestens 12.500 Euro müssen sofort eingezahlt werden
Die Einlage kann bar oder als Sacheinlage erfolgen (z. B. Maschinen, Fahrzeuge)
Das Kapital gehört danach der GmbH – nicht mehr dir privat!
Achte darauf, dass das Stammkapital bei der Eröffnung des Geschäftskontos auf einem separaten Firmenkonto landet und vom Notar nachgewiesen werden kann.
Der Gesellschaftsvertrag ist das Herzstück deiner GmbH. Er regelt alle internen Abläufe, Rechte und Pflichten der Gesellschafter sowie organisatorische Details wie:
Name und Sitz der GmbH
Unternehmenszweck
Höhe und Verteilung des Stammkapitals
Anzahl und Aufgaben der Geschäftsführer
Entscheidungsfindung bei Gesellschafterversammlungen
Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden – ohne ihn kann die GmbH nicht gegründet werden.
Die Gründung einer GmbH erfolgt in mehreren strukturierten Etappen. Jeder Schritt ist essenziell, um eine rechtlich gültige Gesellschaft aufzubauen und operativ tätig zu werden. Hier zeigen wir dir den typischen Ablauf in klar verständlicher Reihenfolge.
Bevor du zum Notar gehst, sollte ein Gesellschaftsvertrag (auch „Satzung“ genannt) entworfen werden. Dieser regelt u. a.:
Name und Sitz der Gesellschaft
Unternehmensgegenstand
Verteilung der Geschäftsanteile
Einlagen der Gesellschafter
Geschäftsführung und Vertretung
Regelungen zur Gesellschafterversammlung
Tipp: Lass den Vertragsentwurf idealerweise von einem Rechtsanwalt prüfen, besonders bei mehreren Gesellschaftern.
Der nächste Schritt ist der Gang zum Notar. Dort wird der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet – erst damit ist die GmbH „in Gründung“ (i. G.).
Im Rahmen des Notartermins:
Bestätigen alle Gesellschafter ihre Unterschrift
Wird der Geschäftsführer bestellt
Wird das Gründungsprotokoll erstellt
Die notarielle Beurkundung ist Pflicht – ohne sie keine rechtswirksame GmbH.
Nach dem Notartermin musst du ein Geschäftskonto auf den Namen der GmbH i. G. eröffnen. Darauf wird das Stammkapital (mind. 12.500 € als Bareinlage) eingezahlt.
Die Bank stellt eine Einzahlungsbestätigung aus
Diese wird später für die Handelsregistereintragung benötigt
Einige Banken bieten Gründungskonten mit günstigen Konditionen speziell für Start-ups an.
Sobald das Stammkapital eingezahlt ist, reicht der Notar die Unterlagen beim Handelsregister ein (zuständig: Amtsgericht).
Folgende Dokumente werden eingereicht:
Beurkundeter Gesellschaftsvertrag
Liste der Gesellschafter
Geschäftsführerbestellung
Einzahlung des Stammkapitals
Mit der Eintragung wird aus der GmbH i. G. eine voll rechtsfähige GmbH. Du erhältst eine HRB-Nummer (Handelsregister-Nummer), unter der dein Unternehmen geführt wird.
Nach der Eintragung muss sich die GmbH beim Finanzamt anmelden – meist automatisch durch Mitteilung des Handelsregisters. Dennoch solltest du dich aktiv um folgende Punkte kümmern:
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen (online beim ELSTER-Portal)
Steuernummer beantragen
Anmeldung zur Umsatzsteuer (falls nötig)
Evtl. Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für Geschäfte in der EU)
Sobald du eine Steuernummer hast, darfst du rechtlich korrekte Rechnungen schreiben.
Mit der erfolgreichen Eintragung im Handelsregister ist deine GmbH rechtsfähig – doch jetzt beginnt erst der operative Alltag. Es gilt, zahlreiche gesetzliche Anforderungen und steuerliche Pflichten zu beachten.
Die GmbH unterliegt mehreren Steuerarten:
Körperschaftsteuer: 15 % auf den Gewinn
Gewerbesteuer: je nach Gemeinde i. d. R. 10–17 %
Umsatzsteuer: in der Regel 19 % oder 7 %, je nach Leistung
Kapitalertragsteuer: 25 % auf ausgeschüttete Gewinne
Hinweis: Geschäftsführergehälter sind steuerlich Betriebsausgaben, Dividenden hingegen nicht.
Tipp: Ein Steuerberater ist für die GmbH keine Pflicht – aber stark zu empfehlen.
Als Geschäftsführer hast du eine gesetzlich verankerte Verantwortung, die du nicht auf andere übertragen kannst. Dazu zählen u. a.:
Führung der ordnungsgemäßen Buchhaltung
Abgabe von Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Erstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz & GuV)
Einreichung beim Bundesanzeiger
Einhaltung von Haftungsregeln und Informationspflichten
Verstößt du gegen diese Pflichten, drohen persönliche Haftung, Geldbußen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen.
Die Gesellschafter müssen regelmäßig eine Gesellschaftsversammlung abhalten. Dabei werden z. B. Beschlüsse gefasst über:
Gewinnverwendung
Bestellung oder Abberufung von Geschäftsführern
Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen
Alle Beschlüsse müssen schriftlich protokolliert und ggf. beim Handelsregister angezeigt werden.
Viele Gründer scheitern nicht an der Idee, sondern an der Umsetzung. Die Gründung einer GmbH ist komplex und bietet viele Fallstricke – die du mit der richtigen Vorbereitung ganz einfach vermeiden kannst.
Unvollständiger Gesellschaftsvertrag
→ Achte auf klare Regelungen zur Geschäftsführung, Gesellschafterwechsel und Gewinnverteilung.
Fehlende Einzahlung des Stammkapitals
→ Mindestens 12.500 € müssen vor der Eintragung ins Handelsregister nachweislich eingezahlt sein.
Keine professionelle Buchhaltung
→ Ohne strukturierte Buchhaltung drohen steuerliche Probleme – digitale Tools oder Steuerberater helfen enorm.
Unterschätzte laufende Kosten
→ Eine GmbH verursacht höhere Verwaltungskosten (Jahresabschluss, IHK-Beitrag etc.) – plane finanziell langfristig.
Verspätete oder fehlerhafte Steueranmeldungen
→ Halte alle Fristen ein und informiere dich regelmäßig über steuerrechtliche Änderungen.
Die GmbH ist ein leistungsfähiges Unternehmensmodell für alle, die mit Struktur, Sicherheit und Wachstumsperspektive gründen wollen. Sie bietet:
Haftungsbeschränkung
Gutes Image im Geschäftsverkehr
Flexibilität bei Gesellschaftern und Geschäftsführung
Klare Regelungen für Kapital, Steuern und Organisation
Doch der Weg zur GmbH ist kein Selbstläufer. Wer sich gut vorbereitet, Fehler vermeidet und rechtliche Rahmenbedingungen einhält, schafft eine starke und tragfähige Basis für unternehmerischen Erfolg.
Kurz gesagt: Die GmbH ist ideal für Gründer, die langfristig professionell agieren und wachsen wollen.
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