Für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler ist die Ausstellung von Rechnungen ein täglicher Vorgang – doch oft wird dabei unterschätzt, wie wichtig korrekte Angaben auf einer Ausgangsrechnung sind.
Denn: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können nicht nur zu Zahlungsausfällen führen, sondern auch Probleme mit dem Finanzamt verursachen – von fehlenden Vorsteuerabzügen bis zu empfindlichen Strafen.
In diesem Artikel erfährst du:
Welche Pflichtangaben auf eine Ausgangsrechnung gehören
Welche Inhalte für verschiedene Unternehmensformen gelten
Wie du steuerrechtliche Vorgaben einhältst
Und welche digitalen Tools dich beim Rechnungsprozess unterstützen
Eine saubere, vollständige und rechtskonforme Ausgangsrechnung ist der erste Schritt zu professionellem und nachhaltigem Unternehmertum.
Der Begriff Ausgangsrechnung bezeichnet eine Rechnung, die du als Unternehmer an deine Kunden stellst. Sie dokumentiert die erbrachte Leistung oder Lieferung – und stellt die Grundlage für den Zahlungsvorgang dar.
Ausgangsrechnung: du schreibst sie (Kunden zahlen dir Geld)
Eingangsrechnung: du erhältst sie (du zahlst anderen Geld)
Die Ausgangsrechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung – sondern auch ein wichtiger Bestandteil deiner Buchhaltung und steuerlichen Nachweispflicht.
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Inhalte eine Ausgangsrechnung enthalten muss, damit:
der Kunde zum Vorsteuerabzug berechtigt ist
du selbst bei einer Betriebsprüfung abgesichert bist
und die Rechnung als ordnungsgemäßes Beweisdokument gilt
Pflichtangaben sind:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt für die Leistung (Nettobetrag)
Angewendeter Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Steuerbetrag (Mehrwertsteuer)
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
Nur wenn alle Punkte korrekt aufgeführt sind, wird die Ausgangsrechnung vom Finanzamt anerkannt.
Du musst eine Ausgangsrechnung stellen, wenn:
du eine Leistung oder Lieferung an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person erbringst
du auf Wunsch deines Kunden eine Rechnung erstellen musst
du Umsatzsteuerpflichtig bist (also kein Kleinunternehmer gemäß §19 UStG)
Auch Kleinunternehmer stellen Rechnungen – jedoch ohne Ausweis der Umsatzsteuer und mit entsprechendem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
Eine korrekte Ausgangsrechnung enthält nicht nur den Preis – sondern zahlreiche Informationen, die für die steuerliche Anerkennung notwendig sind. Hier schauen wir uns jede gesetzlich geforderte Angabe im Detail an und erklären, worauf du achten musst.
Beide Parteien müssen vollständig benannt sein:
Dein Firmenname (inkl. Rechtsform, z. B. „Mustermann e.K.“)
Adresse des Firmensitzes
Name und Adresse des Kunden (bei Unternehmen auch mit Zusatz wie „z. Hd.“ oder „Einkaufsabteilung“)
Tipp: Vermeide Abkürzungen, Fantasienamen ohne Eintragung oder unvollständige Anschriften.
Du musst entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID angeben:
Steuernummer (bei rein nationalem Geschäft)
USt-ID (besonders wichtig bei EU-Transaktionen)
Achte auf Konsistenz mit den Daten, die dem Finanzamt vorliegen.
Die Rechnungsnummer muss:
eindeutig und chronologisch nachvollziehbar sein
aus Buchstaben und Zahlen bestehen (z. B. 2025-001, 2025-002)
keine Lücken enthalten
Vermeide doppelte Nummern oder unstrukturierte Vergaben – das kann zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen.
Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
Der Leistungszeitpunkt (Liefer- oder Leistungsdatum) ist häufig identisch, muss aber separat angegeben werden – besonders, wenn er von der Rechnungsstellung abweicht.
Beispiel: Du hast eine Dienstleistung am 28. April erbracht, aber die Rechnung am 2. Mai erstellt.
Hier musst du präzise sein:
Welche Produkte oder Dienstleistungen wurden geliefert?
Welche Mengen?
In welchem Zeitraum (z. B. „Leistungszeitraum: 01.04.–30.04.2025“)?
Statt „Beratungsleistung“ lieber: „Strategieberatung für Online-Marketing (6 Stunden à 90 € netto)“
Wenn du z. B. nach §19 UStG als Kleinunternehmer tätig bist, gehört folgender Hinweis auf die Rechnung:
„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Auch andere Befreiungen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen) müssen klar begründet werden.
Auch erfahrene Unternehmer machen gelegentlich Fehler bei der Rechnungsstellung – doch diese können teure Folgen haben. Von steuerlichen Nachteilen bis hin zu Rückfragen des Finanzamts: Eine fehlerhafte Ausgangsrechnung kann deine Liquidität gefährden und deine Glaubwürdigkeit untergraben.
Fehlende Pflichtangaben (z. B. keine Steuernummer, kein Leistungsdatum)
Falscher oder fehlender Umsatzsteuersatz
Doppelte oder lückenhafte Rechnungsnummern
Unklare Leistungsbeschreibung
Falsche Adressangaben beim Empfänger
Nicht belegbare Beträge (z. B. Rundungen ohne Logik)
Tipp: Nutze eine Checkliste oder Rechnungssoftware mit integrierter Pflichtfeldprüfung.
Für Rechnungen unter 250 € (inkl. USt) gelten vereinfachte Regeln. Sie müssen folgende Angaben enthalten:
Name und Anschrift des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Dienstleistungen
Bruttobetrag
Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerfreiheit
Kleinbetragsrechnungen eignen sich für:
Gastronomie
Einzelhandel
Dienstleistungen mit Barzahlung
Achtung: Diese Vereinfachung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder bestimmten steuerfreien Umsätzen.
Wenn du eine Ausgangsrechnung korrigieren oder stornieren musst, solltest du keine „negative Rechnung“ schreiben – sondern eine separate Stornorechnung mit eigenem Vermerk:
Beispiel: „Stornierung der Rechnung Nr. 2025-017 vom 02.05.2025 wegen falscher Leistungsbeschreibung.“
Bei Gutschriften, also wenn der Kunde dir Geld zahlt (z. B. Rückvergütung), muss ebenfalls eine rechtskonforme Abrechnung mit allen Pflichtangaben erfolgen – inklusive Steuersatz und Leistungsbeschreibung.
In der modernen Buchhaltung greifen viele Unternehmer auf digitale Rechnungsprogramme zurück, die Pflichtfelder automatisieren, Rechnungen speichern und steuerlich sauber dokumentieren.
Automatische Nummerierung & Pflichtangaben
Vorlagen für unterschiedliche Kundengruppen
Integration mit Buchhaltung & Steuerberatern
Export als PDF, CSV oder DATEV
Überblick über offene Posten & Zahlungseingänge
LexWare die All-In-One Lösung für Ihre Buchhaltung
Die Ausgangsrechnung ist mehr als nur ein Dokument zur Zahlungsaufforderung – sie ist ein zentrales Element deines professionellen Außenauftritts, deiner steuerlichen Ordnung und deiner Buchhaltung.
Wer regelmäßig korrekte und vollständige Rechnungen erstellt, profitiert von:
einem besseren Cashflow
weniger Rückfragen von Kunden und Finanzamt
und höherer Rechtssicherheit
Gleichzeitig zeigt eine strukturierte Rechnung, dass du als Unternehmer zuverlässig und kompetent arbeitest – ein nicht zu unterschätzender Faktor für Kundenzufriedenheit und Weiterempfehlung.
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